Tämä on Plantane Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 15.04.2021, päivitetty 19.01.2023.
1. Rekisterinpitäjä
Plantane Oy, Punttikuja 4 00730 Helsinki
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Pike Kokkonen, pike.kokkonen@plantane.fi
3. Rekisterin nimi
Yrityksen asiakasrekisteri, työnhakija (rekrytointi) ja työntekijärekisteri.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on – henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen) – sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena – rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde ennen sopimusta, työnhakijatiedot, työsuhde).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
- Asiakasrekisterin osalta yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, asiakassuhteeseen perustuva laskutus, markkinointi tms.
- Työnhakijarekisterin osalta rekrytointiin liittyvä henkilötietojen käsittely.
- Työntekijärekisterin osalta työsuhteen elinkaaren hoitoon liittyvä henkilötietojen käsittely.
5. Rekisterin tietosisältö
Asiakasrekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
Työnhakijarekisteri: henkilön nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite) sekä muut työnhakijan hakemuskirjeen ja ansioluettelon yhteydessä itsestään antamat tiedot.
Työntekijärekisteri: henkilön nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), sosiaaliturvatunnus, työsuhteen tiedot, pakkatiedot, vuosiloma- sairauspoissaolotiedot sekä palkanlaskennan muut mahdolliset tositteet.
Rekistereiden tietoja säilytetään asiakassuhteen ja työsuhteen osalta sopimussuhteen ajan. Lisäksi esimerkiksi kirjanpitoaineiston, palkkatositteiden ja työaikakirjanpidon osalta lakisääteisen säilyttämisvelvoitteen ajan. Työnhakijarekisterin osalta tietoja säilytetään hakijan valinnan mukaan pääsääntöisesti 6-12 kuukautta, erikseen sovittaessa pidempään.
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
Työnhakijarekisteriin tallennettavat tiedot saadaan työnhakijalta mm. sähköpostitse, puhelimitse, rekrytointiin liittyvissä tapaamisissa ja muissa tilanteissa, joissa työnhakija luovuttaa tietojaan.
Työntekijärekisteriin tallennettavat tiedot saadaan työntekijältä mm. työsopimuksesta, sähköpostitse, puhelimitse, työsuhteeseen liittyvien tilanteiden hoitoon liittyvissä ja muissa tilanteissa, joissa työntekijä luovuttaa tietojaan.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja siirretään palkanlaskennan- ja taloushallinnonkumppanille, jotka toimivat näiltä osin henkilötietojen käsittelijänä. Kumppanin kanssa on tehty EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä sekä seloste henkilötietojen käsittelytoimisto (käsittelijä).
Tietoja ei siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestö.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).